Aviso de privacidad del solicitante

Introducción

Olaplex, Inc. y sus filiales ("Olaplex", "nosotros", "nos" y "nuestro") respetan su preocupación por la privacidad. Este aviso de privacidad para solicitantes de empleo describe los tipos de datos personales que recopilamos sobre todos los solicitantes actuales y anteriores y sobre los candidatos a entrevistas ("solicitantes", "usted" o "su"), así como sobre terceros cuya información nos facilite en relación con su solicitud (por ejemplo, parientes cercanos, información de contacto en caso de emergencia).

Olaplex será el responsable del tratamiento de sus datos personales. Además, cuando el tratamiento de los datos personales lo lleven a cabo otras empresas asociadas de Olaplex para sus propios fines independientes, estas empresas asociadas podrán ser corresponsables del tratamiento de tus datos personales.

Este aviso de privacidad describe las categorías de datos personales que podemos tratar, cómo pueden tratarse sus datos personales, con qué fines tratamos sus datos y cómo se vela por su privacidad. Este aviso de privacidad no forma parte de un contrato de trabajo o compromiso.

Si tienes alguna pregunta sobre este Aviso de privacidad, contacta con [email protected].

¿Qué datos tratamos?

Recopilamos diversos tipos de datos personales sobre usted para los fines descritos en el presente aviso de privacidad, entre los que se incluyen:

• Datos personales: su tratamiento y nombre, nombre de nacimiento, nombre de preferencia, cualquier nombre adicional, sexo, datos de contacto del domicilio (por ejemplo, dirección, número de teléfono fijo o móvil, correo electrónico), información sobre inmigración y derecho a trabajar, detalles sobre cualquier discapacidad y cualquier modificación razonable que se requiera como consecuencia de la misma.

• Datos de contratación y selección: aptitudes y experiencia, cualificaciones, referencias, CV y solicitud, registro de la entrevista, notas de la entrevista y evaluación, información de investigación y verificación, verificación del derecho al trabajo, información relacionada con el resultado de su solicitud, detalles de cualquier oferta que se le haya hecho.

• Datos sobre igualdad y diversidad: cuando lo permita la ley y se faciliten voluntariamente, datos relativos al sexo, la raza, la nacionalidad y la sexualidad (almacenados de forma anónima con fines de control de la igualdad de oportunidades).

• Cualquier otro dato personal que decida revelar al personal de Olaplex durante el transcurso del proceso de solicitud, ya sea verbalmente o por escrito (por ejemplo, en correos electrónicos de trabajo).

En ocasiones se recopilará cierta información adicional cuando sea necesario y esté permitido por las leyes locales vigentes.

Parte de la información recopilada por Olaplex y descrita anteriormente constituye datos de categoría especial (también conocidos como datos sensibles). Los datos sensibles incluyen la información relativa al origen racial o étnico, las opiniones políticas, las creencias religiosas o filosóficas, la salud, la afiliación sindical, la vida sexual o la orientación sexual, la información biométrica o genética y la información relativa a antecedentes penales, delitos o procedimientos. Olaplex solo recopila los datos personales cuando así lo permite o exige la ley, en las circunstancias que se describen a continuación.

¿Cómo recopila Olaplex los datos?

Olaplex recopila y registra sus datos personales de diversas fuentes, pero principalmente directamente de usted (por ejemplo, cuando solicita un empleo a través de nuestras páginas web) o de nuestros proveedores de servicios que gestionan las solicitudes en nuestro nombre.

También obtenemos cierta información de terceros, por ejemplo, referencias de un empleador anterior o de agencias de contratación (siempre que lo permita la legislación vigente).

Cuando le pidamos que nos proporcione los datos personales de forma obligatoria, le informaremos de ello en el momento de la recopilación. El hecho de no proporcionar cualquier información obligatoria puede suponer que no podamos llevar a cabo nuestro proceso de contratación.

Aparte de los datos personales relativos a usted, también puede proporcionar a Olaplex los datos personales de terceros, como la información de contacto de las personas que figuran como personas de referencia en su solicitud. Antes de proporcionar dichos datos personales de terceros a Olaplex, deberá informar a dichos terceros de los datos que pretende proporcionar a Olaplex y del tratamiento que llevará a cabo Olaplex, tal y como se detalla en el presente aviso de privacidad.

¿Con qué fines se tratan los datos?

Recopilamos y tratamos sus datos personales porque es nuestro legítimo interés comercial considerar su idoneidad para un puesto dentro de Olaplex. Estos intereses comerciales legítimos incluyen:

• Contratación y selección, incluyendo:

• Evaluar sus aptitudes, cualificaciones e idoneidad para el puesto.

• Realizar comprobaciones de referencias, si procede.

• Hacer una oferta de empleo y proporcionar un contrato de trabajo.

• Incorporarle como empleado cuando acepte una oferta de empleo por nuestra parte.

• Ponernos en contacto con usted si no le seleccionamos en caso de que surja otra vacante potencialmente adecuada tras la finalización del proceso de contratación para el puesto que solicitó.

• Conservar los registros relacionados con nuestros procesos de contratación.

• Cumplir con los requisitos legales o normativos, incluida la comprobación de su derecho legal a trabajar.

• Comunicarnos con usted en relación con el proceso de contratación.

• Tratar cualquier consulta, impugnación o solicitud de información recibida en relación con nuestra decisión de contratación.

• Proteger los datos privados, confidenciales y de propiedad de Olaplex, de sus empleados, de sus clientes y de terceros.

• Para hacer cumplir nuestros derechos y obligaciones legales, y para cualquier fin relacionado con cualquier reclamación legal presentada por usted, contra usted o que le implique de cualquier otro modo.

• Para cumplir con las solicitudes legales de las autoridades públicas (incluyendo, sin limitación, para cumplir con la seguridad nacional o los requisitos de aplicación de la ley), las solicitudes de revelación de información, o cuando lo requieran o permitan las leyes vigentes, órdenes judiciales, normativas gubernamentales o autoridades reguladoras (incluyendo, sin limitación, la protección de datos, impuestos y empleo), ya sea dentro o fuera de su país.

• Para otros fines permitidos por la legislación vigente, incluidos los intereses legítimos que persigue Olaplex cuando estos no prevalezcan sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales de los solicitantes y cuando se le hayan explicado antes de recopilar los datos pertinentes o de llevar a cabo el tratamiento.

También es posible que necesitemos tratar sus datos personales para decidir si celebramos un contrato de trabajo (u otro tipo de acuerdo) con usted, o para tomar medidas a petición suya antes de celebrar dicho contrato.

En determinadas circunstancias, también podemos basarnos en su consentimiento a efectos de tramitar su solicitud de empleo. Cuando nos basemos en su consentimiento, se lo notificaremos en el momento en que recopilemos sus datos personales.

Olaplex puede recopilar y tratar datos sensibles para los siguientes fines:

• Para procesar documentación como permisos de trabajo, detalles de residencia, prueba de ciudadanía para evaluar y revisar la idoneidad para trabajar para Olaplex en la jurisdicción en la que usted trabaja. Tratamos estos datos cuando (i) tenemos su consentimiento explícito para hacerlo, (ii) es de interés público hacerlo, como por ejemplo, para determinar si un individuo ha cometido un acto ilegal o ha estado involucrado en actos fraudulentos, mala praxis u otras faltas graves, o (iii) necesitamos tratar estos datos para ejercer derechos y cumplir obligaciones en relación con su empleo en Olaplex.

• Información sobre su salud, incluida cualquier afección médica, salud y discapacidad para valorar si necesitamos proporcionarle los ajustes oportunos durante el proceso de contratación. Necesitamos tratar estos datos para ejercer derechos y cumplir obligaciones en relación con su empleo en Olaplex.

• Su origen racial o étnico, sus creencias religiosas o filosóficas, su orientación sexual o su condición de discapacidad pueden utilizarse para la recopilación de datos estadísticos sujetos a las leyes locales. La comunicación de estos datos es opcional y los tratamos cuando contamos con su consentimiento explícito para hacerlo, o cuando es de interés público hacerlo, como por ejemplo, para garantizar un seguimiento e información significativos sobre la igualdad de oportunidades o la diversidad dentro de Olaplex.

• Cualquier información que sea necesaria para que podamos establecer, ejercer o defender reclamaciones legales.

Se le podrá notificar información adicional relativa al tratamiento específico de los datos personales.

Los datos personales relativos a condenas e infracciones penales solo se tratarán cuando lo autorice la legislación vigente. Por ejemplo, puede realizarse una comprobación de antecedentes penales en el momento de la contratación.

Conservación de los datos personales

Olaplex conserva los datos personales durante el tiempo necesario para satisfacer el propósito para el que fueron recopilados por nosotros o proporcionados por usted. Este será normalmente el periodo del proceso de solicitud. Podemos conservar algunos tipos específicos de datos, por ejemplo, su CV, durante más tiempo cuando tengamos un motivo comercial legítimo para hacerlo, como ponernos en contacto con usted para futuras oportunidades.

Divulgación de los datos personales

Compartimos sus datos personales con otras filiales de Olaplex y con Advent International, Inc, y cualquiera de sus empleados cuando es necesario hacerlo para cualquiera de los fines descritos en este aviso de privacidad.

Olaplex también comparte los datos personales con proveedores de servicios que prestan servicios en nuestro nombre, como nuestro proveedor de la plataforma de contratación; nuestra Organización Profesional de Empleadores (si se contrata a un candidato); proveedores de servicios de RR. HH. y de contratación; proveedores de contabilidad, pagos y reembolso de gastos; proveedores de viajes; asesores profesionales (por ejemplo, abogados y contables) y proveedores de firma electrónica. De conformidad con la legislación vigente, hemos suscrito acuerdos legalmente vinculantes por los que se exige a nuestros proveedores de servicios que utilicen y divulguen los datos personales únicamente cuando sea necesario para prestar servicios en nuestro nombre o para cumplir los requisitos legales pertinentes.

Además, podemos divulgar los datos personales sobre usted (a) si así nos lo exige o permite la ley o un proceso legal, por ejemplo debido a una orden judicial o a una solicitud de un organismo encargado de hacer cumplir la ley, (b) cuando consideremos que la divulgación es necesaria o apropiada para evitar daños físicos o pérdidas financieras, (c) en relación con una investigación de una actividad fraudulenta o ilegal presunta o real y (d) en caso de que vendamos o transfiramos la totalidad o una parte de nuestro negocio o activos (incluso en caso de reorganización, disolución o liquidación).

Seguridad de los datos

Hemos implementado las medidas técnicas, físicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales de conformidad con las leyes vigentes.

Transferencia internacional de los datos personales

Ocasionalmente, sus datos personales (incluidos los datos sensibles) se transferirán a empresas asociadas de Olaplex para su tratamiento con los fines descritos en el presente aviso de privacidad. Esto será aplicable, por ejemplo, cuando la empresa en cuestión o un directivo de esa empresa sea responsable de llevar a cabo o aprobar el proceso correspondiente o los datos formen parte de un directorio global al que deban tener acceso otras personas. Estas empresas asociadas o directivos se encuentran en otras partes del mundo (por ejemplo, Olaplex, Inc. se encuentra en Estados Unidos).

Los datos personales también pueden transferirse a terceros (por ejemplo, proveedores de servicios, como se ha indicado anteriormente), que pueden tener sistemas o proveedores ubicados fuera del Reino Unido o de la UE. Como resultado, en algunas circunstancias sus datos personales se transferirán a países fuera de la UE o del Reino Unido cuyas leyes de protección de datos pueden ser menos estrictas que las de la UE o el Reino Unido. Al enviarnos sus datos personales, usted acepta la transferencia, el almacenamiento y el tratamiento de sus datos personales en un país distinto de su país de residencia, incluidos los Estados Unidos.

Sus derechos como titular de los datos

De conformidad con la legislación vigente, tiene derecho a solicitar:

• La confirmación de si tratamos los datos personales que le conciernen y, en caso afirmativo, solicitar una copia de dichos datos personales.

• Que rectifiquemos o actualicemos sus datos personales que sean inexactos, incompletos u obsoletos.

• Que dejemos de tratar determinados datos personales cuando usted se oponga a su uso y no tengamos un interés legítimo imperativo para llevar a cabo el tratamiento y no sea necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

• Que borremos sus datos personales en determinadas circunstancias, como cuando recopilamos datos personales sobre la base de su consentimiento y usted retira dicho consentimiento, o cuando se opone al uso de sus datos personales.

• Que restrinjamos el uso de sus datos personales en determinadas circunstancias, como mientras estudiamos otra solicitud que nos haya presentado, por ejemplo una solicitud para que actualicemos sus datos personales.

• La revocación de su consentimiento cuando nos haya dado su consentimiento para tratar sus datos personales.

• Que le proporcionemos una copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina en determinadas circunstancias.

Si deseas ejercer alguno de tus derechos de protección de datos o si consideras que hemos procesado tu información personal infringiendo la ley aplicable, ponte en contacto con nosotros en [email protected].

Si considera que hemos tratado sus datos personales infringiendo la legislación vigente y no hemos puesto remedio a dicha infracción a su satisfacción razonable, también puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos pertinente de su jurisdicción.

Notificación de los cambios

Olaplex puede cambiar o actualizar este aviso de privacidad en cualquier momento. Le notificaremos cualquier cambio sustancial en este aviso de privacidad en la medida en que lo exija la legislación vigente.

Este aviso de privacidad se actualizó por última vez el 5 de mayo de 2021.